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建立以“客户资料卡”为核心的客户数据库是客户管理的基础，对客户的需求、经营等状况进行全面的调查研究也是客户管理的一项重要内容。
进行“客户管理”，必须建立客户档案资料，实行“建档管理”。“建档管理”是将客户的各项资料加以记录、保存，分析、整理、应用，借以巩固厂商关系，从而提升经营业绩的管理方法。其中，“客户资料卡”是一种常用工具。
建立客户数据库
● 建立“客户资料卡”的用途及好处
① 可以区别现有顾客与潜在顾客。
② 便于寄发广告信函。
③ 利用客户资料卡可安排收款、付款的顺序与计划。
④ 了解每个客户的销售状况，并了解其交易习惯。
⑤ 当业务员请假或辞职时，接替者可以为该客户继续服务。
⑥ 订立时间计划时，利用客户资料卡可以制订高效率的具体访问计划。
⑦ 可以彻底了解客户的状况及交易结果，进而取得其合作。
⑧ 根据客户资料卡，对信用度低的客户缩小交易额，对信用度高的顾客增大交易额，便于制定具体的销售政策。
● 主管善用“客户资料卡”
区域主管应关注客户资料的建档管理，并注意利用（或监督业务员利用）“客户资料卡”。下面是主管善用客户资料卡增加业绩的一些方法：
① 每周至少检查每位业务员的客户资料卡一次。
② 提醒业务员在访问客户前按规定参考资料卡的内容。
③ 要求业务员出去访问只携带要访问的客户资料卡。
④ 要求业务员访问回来时应交回“客户资料卡”。
⑤ 在每月或每季终了时，区域主管应分析客户交易卡，作为调整业务员销售路线的参考。
⑥ 应参考“客户资料卡”的实际业绩，从而拟定“年度区域销售计划”。
⑦ 将填写客户资料卡视为评估该业务员绩效的一个重要项目。
⑧ 业务主管更应提醒自己是否常与业务员讨论前一天（或数天前）客户的交易成果。
⑨ 检阅销售、收款是否平衡，有无逾期未收货款。
● 利用“客户资料卡”进行客户管理的原则
在利用“客户资料卡”进行客户管理时，应注意把握以下原则：
① 动态管理
“客户资料卡”建立后不能置之不理，否则就会失去其价值。通过调整剔除已经变化的资料，及时补充新的资料，在档案上对客户的变化进行追踪，使客户管理保持动态性。
② 突出重点
应从众多的客户资料中找出重点客户。这不仅要包括现有客户，而且要包括未来客户和潜在客户。这样可以为选择新客户、开拓新市场提供资料，为市场的发展创造良机。
③ 灵活运用
客户资料收集管理的目的是为了在销售过程中加以利用，所以，应以灵活的方式及时提供给销售人员及相关人员，使死资料变成活材料，从而提高客户管理效率。
④ 专人负责
